Dokumentace o nastavení projektu - Project Initiation Documentation, PID
Účelem dokumentace o nastavení projektu je definovat projekt, aby vytvořil základ pro jeho řízení a ohodnocení celkového úspěchu. Dokumentace o nastavení projektu dává směr a rozsah projektu a (spolu s Plánem etapy) vytváří kontrakt mezi Projektovým manažerem a Projektovým výborem..
Jsou 3 základní účely dokumentace o nastavení projektu:
Zajistit, že projekt má zdravý základ před tím, než je požádán Projektový výbor o autorizaci a vyčleněné hlavní zdroje pro projekt.
Představuje základní dokument, oproti kterému může Projektový výbor a Projektový manažer vyhodnotit pokrok, problémy a životaschopnost projektu.
Představuje jednotný zdroj referencí o projektu, takže lidé, kteří přijdou do této "dočasné organizace" mohou rychle a jednoduše zjistit, o čem je projekt a jak je řízen.
Dokumentace o nastavení projektu je živý produkt a měl by stále odrážet aktuální stav projektu, plány a kontrolní prvky. Jednotlivé její produkty musí být aktualizovány a znovu zaznamenány do základny, pokud je to nutné na konci etapy, aby odrážely současný stav jejích jednotlivých částí.
Verze Dokumentace o nastavení projektu, která byla použita k získání autorizace projektu je uchována jako základ, vůči kterému bude později porovnán výkon projektu při jeho ukončení.
Dokumentace o nastavení projektu by měla pokrývat následovné oblasti:
- Definici projektu
- Přístup k projektu
- Zdůvodnění projektu
- Strukturu projektového týmu
- Popis rolí
- Strategie řízení kvality
- Strategie řízení rizik
- Strategie řízení kofigurací
- Strategie řízení komunikace
- Plán projektu
- Řídicí prvky projektu
- Přizpůsobení PRINCE2
Dokumentace o nastavení projektu je odvozena od:
- Zadání projektu a diskuse s uživatelem, účastníky projektu ohledně vstupů do metody.
- Sebrané informace v nástrojích projektového řízení.
Dokumentace o nastavení projektu může být jeden dokument, indexována sada dokumentů, dokument s křížovými referencemi na čísla jiných dokumentů nebo soubor informací v nástroji na řízení projektu.
Dokumenty PRINCE2® ke stažení PDF
Dokumenty PRINCE2® ke stažení WORD
Vytváření, aktualizace a použití
PID (Dokumentace o nastavení projektu) se vytváří v procesu nastavení projektu a představuje souhrn dokumentů předkládaných projektových výboru.
PID se může aktualizovat jako celek nebo se aktualizují pouze jednotlivé dokumenty, které se změnily. K aktualizaci dochází vždy v procesu Řízení přechodu mezi etapami (pokud se nezměnily všechny dokumenty, tak se aktualizuje minimálně Plán projektu) a může rovněž se aktualizovat například při posuzování problému (otevřeného bodu) nebo rizika minimálně na Obchodním případu.
PID používá Projektový výbor hlavně na rozhodnutí o pokračování v projektu (schválení Plánu následující etapy) a také Projektový manažer při řízení projektu.
Project Initiation Documentation, PID
The purpose of the Project Initiation Documentation is to define the project, in order to form the basis for its management and an assessment of its overall success. The Project Initiation Documentation gives the direction and scope of the project and (along with the Stage Plan) forms the ‘contract’ between the Project Manager and the Project Board.
The three primary uses of the Project Initiation Documentation are to:
- Ensure that the project has a sound basis before asking the Project Board to make any major commitment to the project
- Act as a base document against which the Project Board and Project Manager can assess progress, issues and ongoing viability questions
- Provide a single source of reference about the project so that people joining the ‘temporary organization’ can quickly and easily find out what the project is about, and how it is being managed.
The Project Initiation Documentation is a living product in that it should always reflect the current status, plans and controls of the project. Its component products will need to be updated and re-baselined, as necessary, at the end of each stage, to reflect the current status of its constituent parts
The version of the Project Initiation Documentation that was used to gain authorization for the project is preserved as the basis against which performance will later be assessed when closing the project.
The Project Initiation Documentation should cover the following topics.
- Project Definition 4
- Project Approach 5
- Business Case 5
- Project Management Team Structure 5
- Role Descriptions 5
- Quality Management Strategy 6
- Configuration Management Strategy 6
- Risk Management Strategy 6
- Communication Management Strategy 6
- Project Plan 6
- Project Controls 7
- Tailoring of PRINCE2 7
The Project Initiation Documentation is derived from the Project Brief and discussions with user, business and supplier stakeholders for input on methods, standards and controls.
The Project Initiation Documentation could be a single document; an index for a collection of documents; a document with cross references to a number of other documents; a collection of information in a project management tool.
The following quality criteria should be observed:
- The Project Initiation Documentation correctly represents the project
- It shows a viable, achievable project that is in line with corporate strategy or overall programme needs
- The project management team structure is complete, with names and titles. All the roles have been considered and are backed up by agreed role descriptions. The relationships and lines of authority are clear. If necessary, the project management team structure says to whom the Project Board reports
- It clearly shows a control, reporting and direction regime that can be implemented, appropriate to the scale, risk and importance of the project to corporate or programme management
- The controls cover the needs of the Project Board, Project Manager and Team Managers and satisfy any delegated assurance requirements
- It is clear who will administer each control
- The project objectives, approach and strategies are consistent with the organization’s corporate social responsibility directive, and the project controls are adequate to ensure that the project remains compliant with such a directive
- Consideration has been given to the format of the Project Initiation Documentation. For small projects a single document is appropriate.
For large projects it is more appropriate for the Project Initiation Documentation to be a collection of stand-alone documents. The volatility of each element of the Project Initiation Documentation should be used to assess whether it should be stand-alone, e.g. elements that are likely to change frequently are best separated out.
Komentáře
Pro přidávání komentářů se musíte přihlásit.