Zpráva o získaných poznatcích - Lessons Report
Zpráva o získaných poznatcích (ponaučení) je určena k předání jakýchkoli poznatků, které mohou být užitečně aplikovány v jiných projektech. Účelem zprávy je provokovat akci, aby se tak pozitivní zkušenosti zaintegrovali do stylu práce organizace a aby byla orchanizace schopna zabránit negativním zkušenostem v budoucích projektech.
Zpráva o získaných poznatcích může být vytvořena v kterémkoliv čase projektu, nikoli až na jeho konci. Typicky může být součástí Zprávy o ukončení etapy a Zprávy o ukončení projektu. Může být vhodné (a potřebné) pro organizaci mít několik Zpráv o získaných poznatcích specifických k dané organizaci (např. dodavatelská, podniková, programová).
Údaje použité ve zprávě by se měly používat skupinou pracovníků odpovědných za systém řízení kvality, aby se upřesnily, změnily nebo zlepšily normy. Statistiky o tom, kolik úsilí bylo potřeba k vytvoření produktů mohou v budoucnu pomoci vytvářet lepší odhady.
Zpráva o získaných poznatcích by měla zahrnovat následující oblasti:
- Shrnutí
- Celkový přehled
- Vyhodnocení úspěšných opatření
- Významné ponaučení
Zpráva o získaných poznatcích je odvozena z následujících dokumentů:
- Dokumentace o nastavení projektu (pro základnovou pozici)
- Seznam získaných poznatků (ponaučení na identifikování poznatků)
- Strategie řízení komunikace (na seznam příjemců)
Dokumenty PRINCE2® ke stažení PDF
Dokumenty PRINCE2® ke stažení WORD
Vytváření, aktualizace a použití
Lessons Report vytváří Projektový manažer ze záznamů v Seznamu poznatků (Lessons log). Do Zprávy o získaných poznatcích se vybírají hlavně takové ponaučení, které mohou být relevantní pro budoucí projekty. Zpráva o ponaučení se vytváří nejpozději v procesu Ukončení projektu, ale Projektový manažer ji může vytvořit i kdykoliv před tím, pokud to uzná za vhodné.
Pokud byla Zpráva o získaných poznatcích vytvořená v dřívějších fázích projektu, Projektový manažer manažer ji může aktualizovat v procesu Řízení přechodu mezi etapami, ale i kdykoliv jindy, když to uzná za vhodné. Zpráva o získaných poznatcích v procesu Ukončení projektu se již neaktualizuje.
Zprávy o získaných poznatcích budou používat Projektoví manažeři v jiných projektech, pokud budou hledat ponaučení, které by byly vhodné i pro jejich projekt.
Lessons Report
The Lessons Report is used to pass on any lessons that can be usefully applied to other projects. The purpose of the report is to provoke action so that the positive lessons become embedded in the organization’s way of working, and that the organization is able to avoid any negative lessons on future projects.
A Lessons Report can be created at any time in a project and should not necessarily wait to the end. Typically it should be included as part of the
End Stage Report and End Project Report. It may be appropriate (and necessary) for there to be several Lessons Reports specific to the particular organization (e.g. user, supplier, corporate or programme).
The data in the report should be used by the corporate group that is responsible for the quality management system, in order to refine, change and improve the standards. Statistics on how much effort was needed for products can help improve future estimating.
The Lessons Report should cover the following topics.
- Executive Summary 3
- Overall Review 3
- Review of Useful Measures 3
- Significant Lessons 4
The Lessons Report is derived from the following documents: Project Initiation Documentation (for the baseline position); Lessons Log (for identification of lessons); Quality Register, Issue Register and Risk Register (for statistical analysis); Quality records (for statistical analysis) and Communication Management Strategy (for the distribution list).
The Lessons Report can take a number of formats, including: Oral report to the Project Board (could be in person or over the phone); Presentation at a progress meeting (physical meeting or conference call); Document or email to the Project Board; Entry in a project management tool.
The following quality criteria should be observed:
- Every management control has been examined
- Statistics of estimates versus actuals are provided
- Statistics of the success of quality controls used are included
- Any appointed Project Assurance roles agree with the report
- Unexpected risks are reviewed to determine whether they could have been anticipated
- Recommended actions are provided for each lesson (note that lessons are not ‘learned’ until action is taken).
Komentáře
Pro přidávání komentářů se musíte přihlásit.