Zpráva o výjimce - Exception report
Zpráva o výjimce se vytváří, když se předpokládá, že Plán etapy nebo Plán projektu překročí stanovené tolerance. Připravuje ji Projektový manažer, aby informoval Projektový výbor o situaci a aby poskytl možnosti a doporučení na způsob, jak má projekt pokračovat.
Zpráva o výjimce by měla zahrnovat následující oblasti:
- Nadpis
- Příčina
- Důsledky
- Možnosti
- Doporučení
- Ponaučení
Zpráva o výjimce je odvozena od:
- Současného plánu a vývoje
- Registru otevřených bodů
- Registru rizik
- Registru kvality
- Zpráv o stavu etapy
- Zpráv o stavu Balíku práce
- Rady Projektového výboru ohledně externích událostí, které ovlivňují projekt
Dokumenty PRINCE2® ke stažení PDF
Dokumenty PRINCE2® ke stažení WORD
Vytváření, aktualizace a použití
Zprávu o výjimce vytváří Projektový manažer vždy, když hrozí překročení tolerancí etapy (nebo i projektu). Zpráva je zasílána Strategickému řízení projektu, které musí rozhodnout, zda je etapa ve výjimce, případně přidělí projektovému manažerovi další toleranci.
Exception report
An Exception Report is produced when a Stage Plan or Project Plan is forecast to exceed tolerance levels set. It is prepared by the Project Manager in order to inform the Project Board of the situation, and to offer options and recommendations for the way to proceed.
The Exception Report should cover the following topics.
- Title
- Cause
- Consequences
- Options
- Recommendation
- Lessons
The Exception Report is derived from the: Current plan and actuals; Issue Register, Risk Register and Quality Register; Highlight Reports (for stage/project-level deviations) or Checkpoint Reports (for team-level deviations) and Project Board advice of an external event that affects the project.
An Exception Report can take a number of formats, including as an Issue raised at a minuted progress review (physical meeting or conference call), as a document or email issued to the next-higher level of management or as an entry in a Project Management Tool. For urgent exceptions, it is recommended that the Exception Report is oral in the first instance, and then followed-up in the agreed format.
The following quality criteria should be observed:
- The current plan must accurately show the status of time and cost performance
- The reason(s) for the deviation must be stated, the exception clearly analysed, and any impacts assessed and fully described
- Implications for the Business Case have been considered and the impact on the overall Project Plan has been calculated
- Options are analysed (including any risks associated with them) and recommendations are made for the most appropriate way to proceed
- The Exception Report is given in a timely and appropriate manner.
Komentáře
Pro přidávání komentářů se musíte přihlásit.